Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam dunia bisnis untuk berbagai tujuan, seperti melakukan transaksi, meminta informasi, memberikan penawaran, atau menanggapi keluhan. Ada beberapa jenis surat niaga yang umum digunakan dalam praktik bisnis. Berikut adalah materi tentang macam-macam surat niaga beserta contoh penggunaannya.

Macam-macam Surat Niaga

1. Surat Penawaran
   • Surat penawaran adalah surat yang dikirim oleh perusahaan atau individu untuk menawarkan produk atau jasa kepada calon pembeli atau klien. Surat ini berisi informasi tentang produk/jasa, harga, syarat pembayaran, dan berbagai keuntungan lain yang bisa didapatkan.
   • Contoh:
     PT. XYZ
     Jl. Merdeka No. 12
     Jakarta, 21 April 2025 Kepada Yth,
     Bapak/Ibu Direktur
     PT. ABC
     Di Tempat Perihal: Penawaran Produk Dengan hormat,
     Kami dari PT. XYZ ingin menawarkan produk terbaru kami, yaitu mesin fotokopi dengan teknologi terkini yang dapat meningkatkan efisiensi kerja di kantor Anda.
     Harga mesin ini adalah Rp 15.000.000 per unit dengan garansi 2 tahun. Kami siap untuk memberikan demo produk dan penjelasan lebih lanjut jika diperlukan. Demikian penawaran ini kami sampaikan, besar harapan kami dapat menjalin kerja sama yang baik dengan perusahaan Anda. Hormat kami,
     [Nama Pengirim]
     PT. XYZ
2. Surat Permintaan (Order)
   • Surat permintaan adalah surat yang dikirim oleh perusahaan atau individu untuk meminta suatu barang atau jasa dari pihak lain.
   • Contoh:
     PT. ABC
     Jl. Raya No. 15
     Jakarta, 21 April 2025 Kepada Yth,
     Pimpinan Toko Elektronik XYZ
     Di Tempat Perihal: Permintaan Pembelian Dengan hormat,
     Kami bermaksud untuk membeli beberapa unit mesin fotokopi yang telah Anda tawarkan. Berikut adalah rincian barang yang kami pesan:
     • 3 unit mesin fotokopi tipe ABC
     • 5 unit printer model XYZ
     Kami berharap barang dapat dikirimkan dalam waktu dua minggu setelah konfirmasi ini. Demikian surat permintaan ini kami buat, semoga dapat segera diproses. Hormat kami,
     [Nama Pengirim]
     PT. ABC
3. Surat Pengaduan
   • Surat pengaduan dikirimkan oleh konsumen atau pihak yang merasa dirugikan untuk mengadukan masalah yang berkaitan dengan produk atau layanan yang diterima.
   • Contoh:
     Bapak/Ibu Pengelola PT. XYZ
     Jl. Merdeka No. 5
     Jakarta, 21 April 2025 Perihal: Pengaduan Kualitas Produk Dengan hormat,
     Saya ingin mengadukan produk yang saya beli dari perusahaan Anda. Saya membeli mesin fotokopi model ABC pada tanggal 15 April 2025 dan setelah digunakan selama dua minggu, mesin tersebut mengalami kerusakan yang cukup signifikan.
     Saya berharap pihak perusahaan dapat segera melakukan perbaikan atau penggantian produk sesuai dengan garansi yang tertera. Saya tunggu respon segera dari pihak Anda. Hormat saya,
     [Nama Pengirim]
     Alamat Pengirim
4. Surat Konfirmasi
   • Surat konfirmasi digunakan untuk memberikan pengesahan atau jawaban atas suatu permintaan atau kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya.
   • Contoh:
     PT. ABC
     Jl. Raya No. 12
     Jakarta, 21 April 2025 Kepada Yth,
     Bapak/Ibu Direktur PT. XYZ
     Di Tempat Perihal: Konfirmasi Pemesanan Barang Dengan hormat,
     Menindaklanjuti surat pesanan yang kami terima pada tanggal 18 April 2025, kami mengonfirmasi bahwa pesanan Anda sebanyak 3 unit mesin fotokopi tipe ABC telah kami terima dan akan segera diproses.
     Estimasi pengiriman adalah pada tanggal 25 April 2025. Terima kasih atas kepercayaan Anda kepada kami. Hormat kami,
     [Nama Pengirim]
     PT. ABC
5. Surat Pemberitahuan
   • Surat pemberitahuan digunakan untuk memberi informasi penting kepada pihak lain, misalnya tentang perubahan harga, waktu pengiriman, atau kebijakan baru dalam perusahaan.
   • Contoh:
     PT. ABC
     Jl. Raya No. 8
     Jakarta, 21 April 2025 Kepada Yth,
     Bapak/Ibu Pelanggan Setia
     Di Tempat Perihal: Pemberitahuan Perubahan Harga Dengan hormat,
     Kami ingin memberitahukan kepada Anda bahwa mulai tanggal 1 Mei 2025, harga produk-produk yang kami jual akan mengalami penyesuaian.
     Kami berharap perubahan harga ini tidak mengganggu kenyamanan Anda sebagai pelanggan setia. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, kami siap memberikan penjelasan. Hormat kami,
     [Nama Pengirim]
     PT. ABC
6. Surat Permohonan
   • Surat permohonan digunakan untuk meminta izin atau meminta sesuatu kepada pihak yang berwenang atau perusahaan lain.
   • Contoh:
     PT. XYZ
     Jl. Merdeka No. 22
     Jakarta, 21 April 2025 Kepada Yth,
     Bapak/Ibu Kepala Bagian Sumber Daya Manusia
     PT. DEF
     Di Tempat Perihal: Permohonan Kerja Sama Dengan hormat,
     Kami dari PT. XYZ bermaksud untuk menjalin kerja sama dalam penyediaan perangkat lunak untuk sistem administrasi di perusahaan Anda. Kami berharap untuk dapat melakukan pertemuan guna membahas potensi kerja sama lebih lanjut. Demikian permohonan ini kami sampaikan, besar harapan kami dapat segera bertemu dengan Anda. Hormat kami,
     [Nama Pengirim]
     PT. XYZ

Struktur Surat Niaga

Umumnya, surat niaga mengikuti struktur dasar yang hampir sama dengan surat pada umumnya, namun dengan penekanan pada bahasa yang formal dan jelas:

1. Kop Surat (termasuk nama perusahaan, alamat, dan logo jika ada)
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat (jika diperlukan)
4. Perihal (subjek surat yang singkat dan jelas)
5. Salam Pembuka
6. Isi Surat (yang menjelaskan maksud dan tujuan surat)
7. Salam Penutup
8. Tanda Tangan (beserta nama dan jabatan pengirim)